Uno de los principales problemas de las empresas una vez que ya están funcionando en el mercado es saber reconocer las medidas que deben adoptar para mejorar su productividad de manera que les permita crecer y consolidarse.
Además, el entorno actual exige a las empresas ser más competitivas, y para ello una de las alternativas más eficientes es innovar, no solo, adaptándose y utilizando las Nuevas Tecnologías e invirtiendo en nuevos procesos de producción, bienes y servicios, sino también reorganizando sus recursos humanos y sus métodos de gestión.
Es pues una cuestión imprescindible apelar a la innovación para reforzar los servicios, mejorar la eficiencia operativa, estimular la competitividad y crear riqueza económica.
Cómo podemos entonces incrementar nuestra productividad teniendo a nuestra disposición los mismos recursos.
Pues en primer lugar tendremos que tener claros dos conceptos, que pueden parecer muy sencillos, pero que son de gran utilidad para poder incrementar la productividad en nuestra empresa.
Eficacia vs. Eficiencia
La Eficacia consiste en hacer las cosas adecuadas o de forma correcta.
La Eficiencia consiste en hacer las cosas de la mejor manera posible.
De hecho la productividad se entiende como el resultado de la fórmula Eficacia por Eficiencia Productividad = Eficacia x Eficiencia.
Sin embargo, la clave de esta sencilla fórmula es que para lograr que la empresa funcione de manera productiva es primordial que se trabaje primero la Eficacia antes de comenzar a interesarnos por la Eficiencia.
Qué se quiere decir con esto, que en las empresas antes de decidir cómo hacer mejor las cosas (más rápidas, mejor, sin fallos, etc.) se debe precisar primero de forma clara y estructurada cuáles son las prioridades para llegar a los objetivos marcados.
Cómo podemos priorizar unas funciones respecto a otras:
Para ello, el emprendedor debe preguntarse si aquello en lo que está invirtiendo su tiempo ayuda a crecer al negocio y si realmente obtiene un resultado demostrable.
Una vez realizado este ejercicio de reflexión, será el momento de tomar decisiones, de priorizar, de dejar de hacer ciertas cosas y centrar ese esfuerzo que liberamos en lo que realmente ayuda a la empresa a mejorar. Aunque esto suponga, eliminar cosas que tradicionalmente se realizaban.
La Eficiencia, cómo hacer mejor las cosas
Para lograr mayor productividad en la empresa hay una pregunta que diariamente se tendría que tener en cuenta: “¿Qué debería hacer para mejorar?” Esta interrogante formulada sobre las acciones que hemos definido como prioritarias para conseguir la efectividad nos ayudara a ser más competitivos.
De hecho, las principales causas del bajo índice de productividad son la escasa planificación, la insuficiente calidad de la gestión operativa y la escasa supervisión de los trabajos que se realizan. También se le da una relevante importancia a la insuficiente implantación de los sistemas informáticos adecuados.
Hay maneras de hacer mejor las cosas. Siempre hay lugar para la mejora, pero para ser productivos debe ser la mejora de lo importante. Por otra parte mejorar la eficiencia de actividades poco rentables es malgastar esfuerzos y una forma segura de acabar derrotados y sin resultado alguno.
La Calidad ya no es un factor más, sino que se ha convertido en uno de los principales factores competitivos, sin el cual toda empresa estará condenada al fracaso y a su posterior desaparición.
En la actualidad, tomando en cuenta un entorno global y competitivo, los empresarios requieren recabar más datos antes de tomar decisiones. Todos los programas exitosos tienen como principio en común: medir y seguir midiendo, solo así pueden mejorar sus acciones. En esta nueva forma de razonar se requiere ser más competitivo y que nos interesemos más de las pequeñas cosas que hacen nuestros clientes internos.
Una de las principales tareas de la gerencia es la de optimizar la utilización de los recursos de que dispone para lograr los objetivos de la organización, labor que comienza con el proceso de toma de decisiones, las cuales caen en tres categorías: estratégicas, administrativas y operativas.
Las decisiones estratégicas, esto es, las pertinentes a la dirección de la empresa en el largo plazo, tienen que ver principalmente con aspectos relativos a la selección de la mezcla de productos y servicios, sus respectivos mercados y la forma de atenderlos. Las preguntas claves son: ¿Cuáles son los objetivos y metas de la compañía y cuál la estrategia para lograrlos? ¿Debería la empresa buscar la diversificación? ¿En qué áreas? ¿Qué tan vigorosamente? ¿Cómo debería desarrollar y explotar la actual posición del producto en el mercado?
Decisiones "estratégicas" no quiere decir necesariamente "importantes". Hay decisiones de operación más importantes que algunas estratégicas.
Las decisiones administrativas tienen que ver con la estructura de autoridad y relación de responsabilidades, flujo del trabajo, localización de medios, adquisición y desarrollo de los recursos, desarrollo y entrenamiento de personal y financiamiento y adquisición de equipos entre otras. Es cierto que la estructura sigue a la estrategia, pero la estrategia impone a la estructura entre otras cosas, organizar la administración de la empresa de tal forma que se logre un adecuado balance de asignación de recursos para soportar las decisiones estratégicas y operativas.
Las decisiones operativas absorben el grueso de la energía y atención de la empresa. Su objetivo es maximizar las utilidades de la operación. Las principales áreas de decisión son: asignación de recursos (presupuesto), programación de la operación, supervisión de la ejecución y aplicación de acciones de control.
Esto implica sobre todo el compromiso de los líderes de las organizaciones, en los procesos de cambio orientados a la competitividad de empresas.
Cómo y cuando comenzar
El propósito de la eficacia debe estar presente desde la etapa inicial del proceso de un servicio una vez que los planes se van ejecutando, pues sería demasiado tarde querer introducir la calidad en etapas posteriores, por eso es tan importante que el diseño de los servicios sea el resultado de un buen trabajo en equipo.
También se hace necesario que se reformen totalmente los programas de la capacitación de empleados, pues este se da en la mayoría de las organizaciones en forma deficiente y por favoritismos. La empresa, no debe dejar de considerar que el dinero que fuese gastado en esta formación, educación y capacitación, no incrementara el valor neto de la compañía, pero si redundará en mejoras sustanciales en todos los procesos operativos y gerenciales que se realicen.
Fuente consultada
http://gerenciapsm.blogspot.com/2009_07
